Нет, покупать CRM в первую неделю после сделки не нужно, и сама по себе программа продажи проверяемыми не сделает. Проверяемой продажа становится, когда у неё три независимых следа: запись о заявке, чек, деньги на счёте. Первые 90 дней уходят на то, чтобы эти три следа начали совпадать, а инструмент выбирают по ходу.

Если продавец вёл учеников, пациентов или заказчиков в личных чатах и тетради, через два-три года следующий покупатель спросит у вас то же, что вы спрашивали у него: сколько клиентов покупали повторно и откуда они пришли. Ответить документами получится, только если учёт заведён сейчас.

Какая CRM нужна малому бизнесу после покупки

CRM для малого бизнеса после покупки выбирают по двум признакам: данные выгружаются в таблицу целиком, а доступ раздаётся по ролям, без общего пароля. При потоке до 150 клиентов в месяц хватает таблицы с десятью полями. Систему подключают, когда таблица перестаёт справляться, а журнал заявок уже сходится по суммам с кассой и выпиской.

Продажа подтверждена, когда у неё три независимые записи

Запись в учёте показывает, что клиент обратился и получил услугу. Кассовый чек показывает, что расчёт прошёл через кассу. Поступление на расчётный счёт, в том числе через эквайринг, показывает, что деньги дошли до компании. Каждый след ведёт отдельная система, и подделать все три сразу трудно, поэтому покупатель доверяет совпадению, а не любой одной цифре.

Пока следа нет, продажа остаётся заявлением владельца. Это правило покупатель применит и к вам: история без независимых подтверждений идёт в разговор как версия продавца, в цену она не попадает. Как он проверяет чужую базу клиентов до сделки, разобрано в статье о свежести CRM и повторных покупках; здесь та же логика работает в обратную сторону.

База продавца переходит вместе с доступами и согласиями клиентов

До сделки покупатель получает обезличенную выгрузку: без имён и телефонов, с датами и суммами покупок. Персональные данные клиентов до соглашения о конфиденциальности не просят и не принимают. Полную базу передают после перехода прав, и в акте приёма записывают, в каком виде она передана и сколько в ней строк.

Если бизнес переходит не вместе с ООО, а другому юрлицу или ИП, передача базы новому оператору требует законного основания по 152-ФЗ, и его сверяют с юристом до подписания.

Вместе с базой проверяют, на каком основании собраны контакты и есть ли у клиентов согласие на обработку их данных. Второй вопрос касается места хранения. Запись и хранение персональных данных граждан России с использованием баз данных за пределами страны не допускаются, кроме случаев, перечисленных в законе (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ). Таблицу и CRM выбирают с серверами в России.

Третий вопрос про каналы. Номер телефона, на который звонят родители, и аккаунты в мессенджерах бывают оформлены на продавца лично. Пока они у него, заявки приходят ему. Перевод номеров и аккаунтов на компанию вносят в план передачи с датой, а какие системы оформлены на продавца, помогает выяснить статья о передаче учётных систем и доступов.

На старте хватает десяти полей

Учёт, который ведут через силу, бросают через месяц. Поэтому данные делят на три класса и в первые 30 дней ведут только первый.

Класс Поля Когда вводить
Обязательные Дата, источник заявки, услуга, сумма, сотрудник, статус оплаты, номер чека, новый или повторный клиент С первого дня
Полезные Причина отказа, дата следующего контакта Со второго месяца
Лишние на старте Вся история переписки, анкеты, интересы клиента Не раньше, чем сойдутся сверки

Восемь обязательных и два полезных поля дают десять. Номер чека связывает строку учёта с кассой, поле «повторный» через год покажет долю постоянных клиентов. Источник заполняют из короткого списка значений, свободный текст в этом поле потом не посчитать.

Таблицу меняют на CRM, когда клиентов больше 150 в месяц

Порог в 150 клиентов в месяц принят в этом расчёте как допущение: до него администратор успевает вести таблицу, и ошибки видны глазами. Дальше таблица начинает расходиться с кассой просто из-за объёма записей. Переход на систему планируют после первой чистой сверки, иначе ошибки переедут в новую программу вместе с данными.

Сравнивают системы по двум свойствам. Первое: выгрузка всей базы и всех операций в таблицу одной кнопкой, без запроса в поддержку. Следующий покупатель получит такую выгрузку, и от неё зависит, сможет ли он посчитать повторы сам. Второе: роли доступа. Администратор видит запись, преподаватель свой журнал, правка закрытого месяца доступна одному человеку и оставляет след в истории.

Заявки из трёх мессенджеров сводят в один журнал

На третьей и четвёртой неделе выбирают один вход для заявок. Звонок, сообщение в мессенджере и форма на сайте попадают к администратору, и он заносит заявку в журнал до ответа клиенту. Личный мессенджер владельца из этой цепочки убирают: заявка, которая пришла туда, в учёт не попадёт, а при продаже бизнеса её история останется в чужом телефоне.

Клиентам старой базы рассылают новый номер и адрес записи. Старый номер продавца на переходный период переадресуют, и в договоре передачи указывают срок переадресации.

Чек связывает оплату с записью

Пользователь кассовой техники при расчёте обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчётности, на бумаге или в электронном виде на телефон или почту клиента (п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ). Поэтому учёт оплат строят вокруг чека. Строка в журнале без номера чека считается красной, и к концу недели по ней нужен ответ.

Красные строки в учёте купленного бизнеса стоит искать сразу, пока прежний владелец рядом:

  • заявки приходят только в личный мессенджер владельца;
  • доступ к учёту есть у одного человека, пароль общий;
  • суммы прошлых месяцев правят вручную без следа в истории;
  • оплаты наличными проходят без чека;
  • в учёте нет даты последнего визита клиента.

Сверка за месяц в школе программирования: расхождение 36 000 ₽

Условный пример: детская школа программирования, ООО на упрощённой системе, группы по восемь учеников, оплата абонементами. За сентябрь оплаты по учёту 612 000 ₽, по кассе 648 000 ₽, по выписке с поступлениями эквайринга 648 000 ₽. Касса и банк совпали, учёт отстал на 36 000 ₽, или 5,6% выручки.

Построчная сверка показала, откуда разница. Администратор принимал на месте картой через терминал оплату пробных занятий и разовых пропущенных уроков, пробивал чек, но в журнал записи не вносил. Деньги на месте, чеки на месте, а в учёте этих учеников нет, поэтому через год они не попадут ни в долю повторных клиентов, ни в отчёт по источникам.

В примере принят порог 2%: расхождение больше этой доли объясняют письменно по каждой строке и записывают причину рядом со сверкой. Здесь объяснение нашлось за вечер, а решение заняло одну строку в инструкции администратора: пробное занятие сначала вносится в журнал, потом пробивается чек.

Источник Сумма за сентябрь Разница с выпиской
Учёт заявок и записи 612 000 ₽ −36 000 ₽
Касса 648 000 ₽ 0 ₽
Выписка и эквайринг 648 000 ₽ 0 ₽

Сверку делают раз в неделю, на её проведение у администратора уходит меньше часа, если поле номера чека заполнено. Месячные отчёты о деньгах и операционной прибыли ведут отдельно, их состав описан в статье об управленческой отчётности для продажи.

Следующий покупатель откроет учёт с пяти вопросов

Через два-три года ваш учёт станет документом для чужой проверки. Покупатель посмотрит на него так же, как вы смотрели на тетрадь продавца, только теперь отвечать будет таблица. Его вопросы предсказуемы:

  1. Когда была последняя продажа и сколько клиентов покупали за последние 12 месяцев.
  2. Какая доля выручки пришла от повторных клиентов.
  3. Сколько дают источники заявок и нет ли одного, на котором держится всё.
  4. Сколько заявок закрыто отказом и почему.
  5. Есть ли у клиентов в базе согласие на обработку данных.

Ответы собирают в отчёт на одну страницу и обновляют раз в квартал. В нём пять строк: активные клиенты, доля повторных, главные источники с долями, доля отказов, сумма по учёту против суммы по выписке за 12 месяцев.

Этот лист кладут в папку для будущей проверки рядом с выписками. Покупатель, который видит такую историю продаж, соглашается на более длинную окупаемость, и как это отражается на пределе цены, показано в статье о факторах цены при будущей продаже. Покупатель пройдёт по нему ту же проверку от простого к сложному, что описана в бесплатном курсе «10 шагов к покупке прибыльного бизнеса», и начнёт с того, сходятся ли суммы.

План на 90 дней по неделям

Схема плана на 90 дней: принять базу, свести заявки в один журнал, привязать чек к записи и сверять учёт с выпиской
За 12 недель учёт заявок начинает совпадать с кассой и выпиской, и продажи можно подтвердить следующему покупателю.
  1. Недели 1–2: принять базу по акту и перевести номер с мессенджерами на компанию; выдать роли доступа.
  2. Недели 3–4: оставить один вход для заявок, завести журнал с десятью полями.
  3. Недели 5–8: привязать каждую оплату к записи через номер чека, убрать оплаты без чека.
  4. Недели 9–12: сверять учёт с кассой и выпиской каждую неделю, выпустить первый отчёт по повторным клиентам.

Если на двенадцатой неделе расхождение держится выше 2%, в CRM переходить рано: сначала находят строки, на которых теряется запись. Порядок действий для сотрудников удобно оформить карточками, как описано в статье о регламентах купленного бизнеса. Сошедшийся учёт по источникам и повторам нужен и для решения, открывать вторую точку или растить первую.

Частые вопросы

Можно ли вести учёт клиентов в обычной таблице?

Учёт клиентов в таблице подходит, пока поток не превышает примерно 150 человек в месяц и у таблицы есть роли доступа и история изменений. Хранить её нужно на сервисе с серверами в России, если в ней есть имена и телефоны. Проверяемой таблицу делает одно условие: в каждой строке оплаты стоит номер кассового чека, по которому строку можно найти в кассе.

Что делать, если продавец не отдаёт базу клиентов после сделки?

Базу клиентов, которую продавец не передал после сделки, требуют по договору: в нём заранее описывают состав базы и срок её передачи в согласованном формате. Если пункта нет, подтвердить продажи прошлых периодов будет нечем, и учёт придётся начинать с первой собственной заявки. Номер телефона и мессенджеры переводят на компанию в первые две недели, иначе новые заявки продолжат уходить продавцу.

Кто в купленном бизнесе ведёт учёт заявок?

Учёт заявок в купленном бизнесе ведёт тот, кто первым говорит с клиентом: администратор или менеджер, а владелец проверяет сверку раз в неделю. Если записи вносит только владелец, учёт снова держится на одном человеке. Правку закрытых месяцев оставляют одной роли, и каждое исправление сохраняется в истории с датой и автором.

Вопрос прежнему владельцу, пока он рядом

Пока идёт переходный период и прежний владелец отвечает на звонки, задайте ему один вопрос и попросите ответ письменно: какие оплаты за последний месяц прошли мимо тетради и через какие каналы. Пробные занятия, предоплата в мессенджере, перевод на личную карту. Каждый названный канал станет строкой в первой сверке, а молчание на этот вопрос покажет, где искать расхождение в выписке за прошлый год.