Условный магазин обуви в торговом центре работает на девяти системах, и шесть из них оформлены на ИП продавца. Это касса с ОФД и эквайринг, расчётный счёт с банк-клиентом, электронная подпись, кабинет маркировки и электронный документооборот. При покупке активов эти шесть не передаются, покупатель оформляет их на себя заново. Остальные три переходят сменой владельца учётной записи. В день закрытия это 27 проверок, по три действия на каждую из девяти систем.

Если вы покупаете бизнес, где учёт ведётся в облаке на личной почте продавца, а подпись для банка лежит на токене у бухгалтера, сначала выясните владельца каждой системы, потом решайте, что оформить до дня денег.

Каждую систему проверяют тремя вопросами о владельце

Договор показывает, с кем сервис или банк имеет дело: с ООО, с ИП или с продавцом как физическим лицом. Вход показывает, на чью почту и телефон восстанавливается пароль. Подпись показывает, кто подтверждает действия в системе. Если три ответа указывают на разных людей, после сделки доступ теряется в этом месте.

Форма сделки делит системы на две группы. При покупке доли ООО договоры остаются у общества, а меняются руководитель с его подписью и администраторы. При покупке активов у ИП всё, что привязано к ИНН продавца, оформляется на покупателя заново, а продавец закрывает своё. Общая логика передаваемости объекта изложена в статье о том, что остаётся покупателю без собственника.

Матрица систем: что меняется при покупке доли и при покупке активов

Система Покупка доли ООО Покупка активов ИП Чем подтвердить
1. Учёт (1С, МойСклад) Договор у ООО, меняют администратора Переоформление аккаунта или перенос справочников Договор с сервисом, список ролей
2. Касса и ОФД Пользователь прежний, перерегистрация при смене сведений Снятие у продавца, регистрация у покупателя Карточка регистрации ККТ, договор с ОФД
3. Эквайринг Договор у ООО Новый договор покупателя Договор с банком, тестовая оплата
4. Счёт и банк-клиент Счёт у ООО, доступ нового директора Свой счёт покупателя Карточка образцов подписей
5. Электронная подпись Новая на нового руководителя Своя у покупателя Сертификат: на кого и до какой даты
6. Маркировка Вход с подписью нового директора Свой кабинет покупателя Профиль участника, пользователи
7. ЭДО с поставщиками Договор у ООО, новая подпись Новый договор покупателя Карточка абонента у оператора
8. Домен и почта Домен у ООО, меняют доступ к кабинету Передача права администрирования домена Кабинет регистратора
9. Соцсети и рекламные кабинеты Смена ролей Смена владельца учётной записи Список ролей в кабинетах

Касса стоит в матрице одной строкой, потому что порядок её снятия и регистрации разобран в статье о денежных каналах в первую неделю после покупки. Здесь достаточно срока: при передаче кассы другому пользователю заявление о снятии подают не позднее одного рабочего дня со дня передачи (п. 5 ст. 4.2 54-ФЗ). Рекламным кабинетам и сайту посвящён отдельный материал о продажах на чужих аккаунтах.

Учётную систему смотрят изнутри до задатка

Выгрузку из 1С или МойСклад продавец готовит сам, а доступ на чтение показывает ту же базу вживую. По логике проверки от простого к сложному из бесплатного курса «10 шагов к покупке прибыльного бизнеса» в магазине обуви сначала сверяют остатки по размерам в учёте с полками, а уже потом просят первичку.

Отдельная учётная запись с правом просмотра

Просите у продавца отдельного пользователя на своё имя с правом только просмотра, на срок до задатка. Чужой логин продавца не подходит: под ним вы не отличите свои действия от его, а он не сможет отозвать доступ без смены своего пароля. Если система не даёт роли «только просмотр», смотрите базу вместе с продавцом с его экрана, но в своём темпе.

Журнал входов и роли

Список пользователей отвечает на вопрос, кто ещё управляет базой: бывший бухгалтер, подрядчик по настройке, родственник продавца. Журнал действий показывает удалённые и задним числом изменённые документы за последние месяцы. Массовые правки накануне продажи становятся вопросом продавцу до разговора о цене.

База в облаке на продавце

Если подписка оформлена на продавца как физлицо и оплачивается его картой, база держится на его личном договоре с сервисом. До закрытия выясните у сервиса, как переносят аккаунт на нового владельца, и запишите в договор сделки, что продавец передаёт права администратора и не удаляет данные.

Электронная подпись остаётся у того, на кого выдана

В квалифицированном сертификате юрлица рядом с наименованием компании указан человек, который действует от её имени без доверенности, то есть руководитель (п. 3 ст. 14 63-ФЗ). При покупке доли после смены директора подписи прежнего руководителя перестают соответствовать выписке ЕГРЮЛ, и новый директор получает свою.

При покупке активов ИП подпись продавца выдана на него лично и к бизнесу не относится. Покупатель её не получает и не использует, даже если продавец предлагает «поработать на моей, пока оформите свою». Ею подтверждаются платежи и отчёты продавца, поэтому любое действие с неё остаётся его действием.

Магазин обуви: кабинет маркировки открывается подписью руководителя

Обувь входит в обязательную маркировку, поэтому торгующие ею компании и предприниматели работают в личном кабинете системы «Честный знак» (оператор системы со ссылкой на ПП РФ от 05.07.2019 № 860). Регистрация в нём идёт с усиленной квалифицированной подписью руководителя, указанного в выписке ЕГРЮЛ или ЕГРИП (база знаний оператора).

При покупке доли ООО новый директор получает подпись в удостоверяющем центре ФНС и входит с ней, замена в кабинете происходит автоматически. Продавцы-консультанты входят по своим сертификатам с машиночитаемой доверенностью, которую по истечении срока оформляют заново (порядок смены сертификата). До сделки выпишите, у кого из сотрудников есть доступ и до какой даты действуют их доверенности.

В условном примере ИП продаёт активы, поэтому покупатель регистрирует свой кабинет со своей подписью до дня закрытия. Тогда же покупатель выясняет у продавца и оператора, каким документом коды на остатке пар перейдут на его ИНН. Без ответа на этот вопрос остаток обуви в цену не включают.

Личная почта продавца держит все пароли

Пароли восстанавливаются через почту или телефон, указанные при регистрации. Если это личный адрес продавца, после сделки он один может сбросить пароль к учёту или домену. Составьте таблицу: система, логин, адрес восстановления, номер для кодов.

Каждую строку с личным адресом продавца переводят на почту покупателя до дня закрытия. Что делать с самим номером и почтовым ящиком как каналом связи с клиентами, описано в статье о каналах связи с клиентами при передаче.

Учётные документы хранят не менее пяти лет и передают при смене руководителя

Документы бухгалтерского учёта хранят не менее пяти лет после отчётного года, а при смене руководителя организации документы бухгалтерского учёта передаются новому (ст. 29 402-ФЗ). При покупке доли это означает акт передачи от прежнего директора новому с перечнем папок и носителей, включая архив 1С за пять лет. При покупке активов ИП документы остаются у продавца, и покупатель заранее договаривается о копиях тех, что понадобятся для гарантийных возвратов обуви.

В день закрытия каждую систему проверяют по трём действиям

Схема одна для всех систем: вошёл под своей учётной записью, увидел свои права и данные, совершил тестовое действие. На встрече вместе с продавцом нужен бухгалтер покупателя, итог записывают в акт доступов: система, логин без пароля, роль, время проверки, подписи сторон.

Чек-лист дня закрытия: девять систем магазина обуви, тестовое действие по каждой и четыре красных сигнала доступа
Систему считают переданной, когда покупатель вошёл под своей записью, увидел свои права и совершил тестовое действие.
  1. Учёт: вход под своим администратором, остатки на дату видны, тестовый документ создан и удалён.
  2. Касса и ОФД: чек на тестовую продажу уходит в ОФД от имени покупателя.
  3. Эквайринг: тестовая оплата картой доходит до счёта покупателя.
  4. Банк-клиент: вход с подписью покупателя или нового директора, выписка за день открывается.
  5. Электронная подпись: сертификат выдан на покупателя или нового директора, срок действия виден.
  6. Маркировка: вход с подписью покупателя, профиль на его ИНН.
  7. ЭДО: тестовый документ отправлен поставщику и получен.
  8. Домен и почта: покупатель администратор у регистратора, письмо с почты на домене доходит.
  9. Соцсети и рекламные кабинеты: покупатель в роли владельца, продавец удалён из администраторов.

К подписанному акту доступов разумно привязать часть цены: продавец получает её, когда все девять строк закрыты.

Четыре красных сигнала требуют условия в договоре

  • Единственный администратор продавец. Пока роли не переданы, продавец может закрыть вход в любую минуту.
  • Подписка оплачивается его личной картой. Договор с сервисом не ваш, и отказ от продления выключит учёт.
  • Токен у внешнего бухгалтера без договора. Ключ от банка и отчётности хранится у человека, которому вы не платите.
  • База на личном аккаунте продавца. Перенос зависит от правил сервиса и от его доброй воли.

Каждый сигнал превращается в условие закрытия: передача ролей, перевод оплаты, договор с бухгалтером или новая подпись до дня денег. Если продавец отказывается показать список пользователей даже после соглашения о конфиденциальности, систему считают непередаваемой и пересчитывают цену или отказываются от сделки.

Частые вопросы

Можно ли переоформить кассу на другое ИП

Кассу на другое ИП заявлением о перерегистрации не переоформляют. Продавец подаёт заявление о снятии кассы с учёта не позднее одного рабочего дня со дня её передачи, а покупатель регистрирует тот же аппарат на себя как нового пользователя. Окно между снятием и регистрацией считают до сделки, чтобы магазин не остался без кассы.

Нужна ли перерегистрация онлайн-кассы при продаже бизнеса через долю ООО

Перерегистрация онлайн-кассы при продаже доли ООО нужна только если меняются сведения в карточке регистрации. Пользователем кассы остаётся то же общество с тем же ИНН. Если сведения меняются, заявление подают не позднее одного рабочего дня после изменения (п. 4 ст. 4.2 54-ФЗ). При покупке активов у ИП касса снимается у продавца и регистрируется заново.

Сколько хранить документы учёта после покупки ООО

Документы учёта купленного ООО хранят не менее пяти лет после отчётного года, к которому они относятся, и обязанность хранения остаётся за компанией под новым управлением. Поэтому архив прежних лет, включая базы учётной системы и электронные документы, принимают от прежнего директора по акту, а не оставляют у него на ноутбуке.

Три вопроса продавцу о доступах до задатка

Перед задатком продавцу задают три вопроса:

  1. На чью почту и чей телефон приходят коды восстановления к учёту и кабинету маркировки.
  2. Кто кроме него имеет права администратора и покажет ли он список пользователей.
  3. Каким документом остаток маркированной обуви перейдёт на ИНН покупателя в день закрытия.

Третий вопрос самый трудный, и подробный ответ на него показывает, готов ли продавец передать магазин целиком. Опросник по остальным областям передаваемости собран в статье с вопросами продавцу о передаваемости.