Загрузку гостиницы проверяют сверкой пяти независимых следов, и в условном примере ниже отель на 32 номера теряет на этой сверке 17 пунктов. Продавец пишет 78%, журнал заселения показывает 73,3%, оплаты подтверждают 61,1%. Годовая выручка номеров при том же тарифе падает с 35,53 до 27,85 млн ₽.

Покупателю отеля для командировочных в Череповце продавец присылает отчёт из системы управления отелем. Число из отчёта пока заявление: в цену оно попадёт, когда совпадёт с деньгами на счёте.

Загрузка считается в номеро-ночах, и знаменатель меняет итог

Загрузка равна проданным номеро-ночам, делённым на доступные за период. У отеля на 32 номера в году 32 × 365 = 11 680 доступных номеро-ночей. Двухместный номер, где ночуют двое командированных, даёт одну номеро-ночь и две ночёвки гостей. Продавец, который считает ночёвки, поднимает загрузку без единого нового заезда.

Знаменатель сдвигается незаметнее. В примере два номера весь год стоят закрытыми: в одном склад белья, в другом протечка. Продавец делит 8 560 проданных ночей на 30 × 365 = 10 950 и получает 78,2%. Покупатель умножает 78% на все 32 номера, видит 9 110 ночей и закладывает в расчёт выручку, которой не было.

Средний тариф и доход на номер из отчёта продавца покупатель пересчитывает сам. ADR, средний тариф проданного номера, получают делением поступлений за проживание на ночи журнала: продавец пишет 3 900 ₽, а 27,85 млн ₽ из банка на 8 560 ночей дают 3 253 ₽, значит часть ночей прожита без денег. RevPAR делит те же поступления на все 11 680 номеро-ночей, и закрытые номера его не украшают.

Пять следов загрузки и то, что каждый из них прячет

Как проверить загрузку отеля перед покупкой

Загрузку отеля перед покупкой проверяют по проданным номеро-ночам за 12 месяцев. Ночи считают отдельно в журнале заселения, в выгрузках площадок бронирования, в банковских поступлениях с кассовыми чеками, в декларациях по туристическому налогу и сравнивают между собой. Совпадение трёх и более следов делает загрузку фактом; расхождение остаётся заявлением продавца, пока он не объяснит его документом.

След Что видно Что скрыто Как получить
Журнал заселения в системе управления отелем (PMS) Заезды, выезды, номер, тариф, статус брони Кто и когда правил записи, если не выгружен журнал изменений Выгрузка за 12 месяцев с экрана при продавце
Площадки бронирования и канал-менеджер Брони, отмены, неявки, комиссия, даты проживания Прямые звонки и договоры с организациями Отчёты из кабинета каждой площадки
Банк, эквайринг, кассовые чеки Оплаченные ночи, платежи организаций по счетам Взаимозачёты и наличные без чека Выписка, отчёт эквайринга, данные оператора фискальных данных
Декларации по туристическому налогу Число суток и налоговая база за квартал Ночи гостей-льготников, неоплаченные ночи Четыре декларации с отметкой о приёме
Уведомления о прибытии иностранных гостей Иностранцы и даты их заезда Граждане России Копии уведомлений из папки администратора

Чек при каждом расчёте с гостем гостиница выдаёт по закону: п. 32 Правил предоставления гостиничных услуг обязывает исполнителя выдавать кассовый чек или бланк строгой отчётности. Поэтому фискальные данные показывают оплаченные ночи без участия продавца, и ночь в журнале без чека и без банковского платежа требует объяснения.

Туристический налог исчисляется в момент полного расчёта с гостем, период равен кварталу, декларацию подают до 25-го числа следующего месяца (раздел ФНС о туристическом налоге). Минимальный налог 100 ₽ за сутки, предельная ставка 2026 года 2%. При тарифе 3 900 ₽ два процента дают 78 ₽, меньше минимума, и налог за квартал, делённый на 100, равен числу оплаченных суток без льготников.

Иностранного гостя гостиница ставит на миграционный учёт уведомлением в течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия (ст. 20 Федерального закона № 109-ФЗ). Уведомления описывают одну группу гостей, поэтому их сверяют только с иностранцами в журнале. Счета прачечной и коммунальные платежи как дополнительный след разобраны в статье о цене гостиницы и её проверке.

Отель на 32 номера: 78% в отчёте, 73,3% в журнале, 61,1% в оплатах

Условный пример, числа придуманы для расчёта. Городской отель для командировочных, оператор ООО, средний тариф 3 900 ₽.

Версия загрузки Номеро-ночей Загрузка Выручка номерного фонда RevPAR
Отчёт продавца, перенесённый на 32 номера 9 110 78,0% 35,53 млн ₽ 3 042 ₽
Журнал заселения 8 560 73,3% 33,38 млн ₽ 2 858 ₽
Оплаты: банк, эквайринг, выплаты площадок, счета организаций 7 140 61,1% 27,85 млн ₽ 2 384 ₽
Диаграмма загрузки отеля на 32 номера: 78% в отчёте продавца, 73,3% по журналу заселения и 61,1% по оплатам
Условный пример: в цену идёт загрузка, которую подтверждают деньги на счёте, то есть 61,1%, а не 78% из отчёта.

Первые 550 ночей разницы дал перенос 78% с 30 работающих номеров на все 32. Остальные 1 420 ночей есть в журнале, но не в деньгах. Из них 640 ночей прожили сотрудники подрядчика, который рассчитался с отелем ремонтом фасада по акту взаимозачёта. Ещё 470 ночей продавец называет наличными без чеков, а 310 ночей занимали бесплатные проживания: гости по жалобам, персонал, родственники. Сумма 640 + 470 + 310 = 1 420.

Взаимозачёт с актом становится фактом, но денег не принёс, и подрядчик после смены владельца может уйти. Наличные без чека остаются заявлением и риском штрафа для ООО, в цену не идут; бесплатные ночи выручкой не считаются. Сверку начинают с банка против журнала, потом добавляют площадки и только затем спорят о наличных; ход проверки от простого к сложному показан в бесплатном курсе «10 шагов к покупке прибыльного бизнеса».

Какую чистую прибыль даст подтверждённая выручка 27,85 млн ₽, считают отдельно по статье о рентабельности гостиницы; работа с выписками описана в материале о финансовом анализе перед покупкой.

Будни 84%, выходные 47%: недельный профиль показывает заказчиков отеля

Журнал отеля в примере, разложенный по дням недели, даёт 84% в пять ночей с воскресенья на пятницу и 47% в ночи на субботу и воскресенье. Средняя (5 × 84 + 2 × 47) ÷ 7 = 73,4% сходится с годовыми 73,3% журнала. Профиль выдаёт отель командировок, и вопрос в том, кто привозит этих людей.

Ответ ищут в банке. Если основную часть будних ночей оплачивают по счетам три-четыре организации, выручка держится на договорах с ними, а не на рейтинге площадок. Тогда покупатель запрашивает договоры, сроки их действия и переписку о продлении. Уход одного крупного заказчика бьёт прямо по будним 84%.

Сезон у такого отеля слабее курортного, но выгрузку за 12 месяцев запрашивают всё равно. Провалы логично ожидать в праздничные недели, когда предприятия не отправляют людей в командировки. Гладкий график без праздничных ям при 78% в отчёте выглядит гипотезой, которую проверяют выгрузкой за те же месяцы прошлого года. Курортная гостиница с её помесячным счётом разобрана в материале о мини-гостинице у моря.

Нормальной загрузки для мини-гостиницы нет, есть столичный ориентир

Какая загрузка нормальна для мини-гостиницы

Нормальной загрузки для мини-гостиницы закон или отраслевой стандарт не задаёт, сравнивают с рынком. Консультанты Nikoliers и Hotel Advisors оценили среднюю загрузку гостиниц Москвы в первом полугодии 2025 года в 70%, трёхзвёздочных в 71% (Коммерсантъ, 16.07.2025). Годовые 78–80% у небольшого отеля в регионе выше столичных цифр и требуют независимых следов.

Рядом с процентом смотрят RevPAR и цену будних ночей для организаций: скидка постоянному заказчику поднимает загрузку и опускает ADR.

Расхождение следов записывают и задают продавцу письменно

  1. Запишите каждое расхождение строкой: какой след, сколько ночей, какое объяснение дал продавец.
  2. Отправьте вопросы письмом и попросите ответ с документом: акт зачёта, договор с организацией, отчёт площадки.
  3. Повторите сверку по присланным документам и перенесите подтверждённые ночи в факты.
  4. Пересчитайте выручку только по фактам и обсуждайте цену от неё.

Если продавец отказывается показать журнал с экрана или журнал изменений, сверка останавливается на банке, и в расчёт идёт версия оплат. Число номеров в журнале сверяют и с записью в реестре классифицированных средств размещения; как её читать, разобрано в статье о классификации гостиницы.

Частые вопросы

Можно ли оценить загрузку по отзывам на площадках?

Отзывы показывают, что гости в отеле живут, но не сколько их. Командированный, которого селит организация, не платит за номер сам и не обязан оценивать отель. Число отзывов по месяцам годится как след сезона, а для расчёта выручки нужны выгрузки броней с датами проживания и платежи в банке.

За какой период запрашивать выгрузку из системы управления отелем?

За последние 12 полных месяцев и за те же месяцы предыдущего года. Год показывает сезон и праздничные провалы, второй год показывает, не подняли ли загрузку перед продажей скидками организациям. Выгрузку смотрят по датам проживания: отчёт по датам бронирования переносит ночи в другой месяц и ломает сверку с банком.

Что делать, если ночей в декларации по туристическому налогу меньше, чем в журнале?

Попросите у продавца список гостей-льготников с документами и местные льготы из решения думы: их проживание в налоговую базу не входит. Ночи, не объяснённые льготами, сравните с банком. Если они не оплачены, загрузка по журналу завышена; если оплачены, а налог не исчислен, вопрос уже к налоговым рискам компании, и его разбирает юрист до задатка.

Вопросы продавцу гостиницы о загрузке

  1. Сколько номеров стоит в знаменателе вашего отчёта и были ли номера закрыты больше месяца?
  2. Загрузка посчитана по номеро-ночам или по ночёвкам гостей?
  3. Можно ли посмотреть журнал заселения и журнал изменений в системе с экрана за 12 месяцев?
  4. Какие организации оплачивают проживание по счетам и до какой даты действуют договоры с ними?
  5. Были ли расчёты взаимозачётом и есть ли по ним акты?
  6. Сколько бесплатных проживаний было за год и кто их согласовывал?
  7. Какие декларации по туристическому налогу поданы за последние четыре квартала?

Продолжать сделку разумно, только если версия оплат и журнал расходятся на объяснимые документами ночи. Когда продавец не показывает журнал, а разница между отчётом и банком остаётся без актов и договоров, после такой проверки разумно отказаться от покупки или вести разговор о цене только от 61% загрузки.