Должностные инструкции при покупке бизнеса: как по документам понять, работает ли бизнес без владельца

Должностные инструкции при покупке бизнеса проверяют по двум-трём должностям, от которых зависит выручка, и тремя сверками: с трудовым договором и штатным расписанием, с подписями ознакомления и с журналами смен за последние 3 месяца. Папка с инструкциями сама ничего не доказывает. Доказательство появляется, когда текст совпадает с договорами и подписями сотрудников, а следы работы видны в отчётах, которые ведёт не владелец.

Если вы выбираете между двумя объектами с одинаковой заявленной прибылью и в одном вам показывают регламенты, а в другом говорят «у нас всё устно», разница между ними измеряется в зарплате людей, которых придётся нанять на место владельца.

Папка инструкций показывает, что описано, а работу показывают подписи и журналы смен

Инструкцию, регламент или стандарт можно написать за выходные перед показом. Журнал смен за квартал с подписями разных людей за выходные не написать. Поэтому документы продавца читают парами: что должно происходить и где видно, что это происходило.

Вопрос шире бумаг: останется ли у покупателя бизнес, если продавец завтра выйдет. Ответ на него складывается из нескольких частей, и все они собраны в материале о передаваемости. Инструкции и регламенты закрывают одну из них, скрытые знания владельца. Когда бизнес уже ваш, записывать процессы самому помогает статья о передаваемом бизнесе после покупки.

Три уровня описанности объекта и что с ценой

Рабочая классификация Assetum делит объекты по тому, насколько процессы записаны и подтверждены отчётами.

Уровень 3 объявление может обещать, но подтверждают его только документы и журналы. Уровень 1 сам по себе не стоп-фактор, но такой объект стоит денег только вместе с продавцом, и его переходный период превращается в главное условие сделки.

Документы, которые нужно запросить

До задатка достаточно образцов по двум-трём должностям, от которых зависит выручка, без персональных данных. Всю папку просят позже, после соглашения о конфиденциальности.

Три сверки инструкции с практикой

Первая сверка идёт по трудовому договору. По ст. 57 ТК РФ в договоре обязательно указывают трудовую функцию: работу по должности согласно штатному расписанию, профессию, квалификацию или конкретный вид работы. Должность в договоре, строка в штатном расписании и заголовок инструкции должны называть одно и то же. Если оператор линии по договору числится подсобным рабочим, его инструкция описывает работу, которой формально в компании нет.

Вторая сверка идёт по подписям. Часть 3 ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя до подписания трудового договора ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего распорядка и иными локальными актами, связанными с его работой. Лист ознакомления с датой приёма каждого сотрудника показывает, что документ существовал тогда. Двенадцать подписей, поставленных в один день прошлого месяца, показывают другое.

По ст. 8 ТК РФ работодатель принимает локальные акты в пределах своей компетенции, и нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с законом, не применяются. Должностная инструкция в ст. 8, 57 и 68 прямо не названа, поэтому вопрос, обязательна ли она в конкретной компании, задают юристу. Покупателю важнее другое: совпадает ли написанное с работой.

Третья сверка идёт по журналам и отчётам за 3 месяца. Смотрят, кто заполняет чек-листы смен, кто подписывает отчёты и что записано в дни, когда владельца не было: отпуск, болезнь, поездки. Если в эти дни журнал пустой или запись сделана задним числом его почерком, процесс без него не идёт. Остальные следы зависимости от владельца собраны в материале о признаках бизнеса, который встанет без собственника.

Последний шаг сверки делают вживую. Сотрудника просят показать, как он выполняет одну операцию из инструкции, например переналадку линии под новый формат коробки или приёмку рулонов картона. Как построить такой разговор до сделки, не раскрывая её, описано в статье о разговоре с сотрудником, на котором держится работа.

Два цеха упаковки с одинаковой прибылью расходятся на цене недостающей системы

Оба цеха гофроупаковки в этом примере придуманы ради расчёта, и ни одна их цифра не взята с рынка. Каждый режет и склеивает коробки под заказ маркетплейс-продавцов в две смены, каждый продают за 4,8 млн ₽ с заявленной чистой прибылью 240 000 ₽ в месяц. По объявлению оба окупаются за 20 месяцев.

В цехе Б сменные отчёты за квартал подписывают начальник производства и мастер-наладчик, оба в штате и в расходах, так что это уровень 3. В цехе А листы ознакомления есть только у операторов и водителей. Настройку штанцевых форм и закупку картона владелец держит в голове и в телефоне, на это уходит около 60 часов его недели, и это уровень 2.

Раз регламента закупок и карт наладки в документах нет, работу владельца приходится покупать людьми. Шестьдесят часов по правилу Assetum «часы ÷ 40» превращаются в полторы ставки: начальник производства за 70 000 ₽ и наладчик на полставки за 30 000 ₽, со взносами по общему тарифу 30% вместе 130 000 ₽. Записать карты наладки по каждой форме наладчик успевает за переходный период, и эти разовые 150 000 ₽ идут в бюджет покупки.

При одинаковой цене цех А возвращает 4,95 млн ₽ за 45 месяцев, цех Б 4,8 млн ₽ за 20. Цена А, при которой срок совпал бы со сроком Б, около 2,05 млн ₽, а вместе с разовыми 150 000 ₽ это 20 месяцев его чистой прибыли.

Разговор с продавцом А поэтому идёт о двух вещах: о цене и о том, сколько недель он остаётся, пока наладчик записывает за ним карты наладки.

Описанные процессы пригодятся покупателю, когда он сам будет продавать

Рабочее положение Assetum: следующий покупатель будет смотреть на бизнес так же, как вы сейчас. Объект уровня 3 проще продать, потому что его выручка не уходит вместе с владельцем. Покупатель цеха А получает вместе с расходами на систему срок на её постановку, и этот срок разумно записать в план первых месяцев рядом с деньгами.

Инструкции, написанные к показу, останавливают сделку

• даты утверждения всех инструкций укладываются в последний месяц перед продажей;
• тексты инструкций разных должностей совпадают почти слово в слово;
• листов ознакомления нет или подписи на них поставлены в один день;
• журналы смен и отчёты заполняет сам владелец;
• сотрудник не может показать операцию, которую по инструкции выполняет каждый день;
• должности из инструкций отсутствуют в штатном расписании и трудовых договорах;
• продавец не показывает документы по персоналу даже после соглашения о конфиденциальности.

По рабочему правилу Assetum две первые находки ещё повод пересчитать объект как уровень 1. Если к ним добавляется любая из остальных, покупку останавливают: бизнес держится на продавце, и документы этого не меняют.

Частые вопросы

Нужны ли должностные инструкции по закону?

Должностные инструкции в ст. 8, 57 и 68 ТК РФ прямо не названы: закон говорит о локальных актах работодателя, о трудовой функции в договоре и об ознакомлении под роспись при приёме. Обязательна ли инструкция в конкретной компании, решает юрист. Покупателю бизнеса важнее, совпадает ли инструкция с трудовым договором и журналами смен.

Чем регламент отличается от должностной инструкции?

Регламент отличается от должностной инструкции предметом: инструкция описывает, за что отвечает человек на должности, а регламент описывает, как выполняется процесс от начала до конца, часто силами нескольких людей. В цехе упаковки инструкция оператора говорит о его обязанностях, а регламент закупки картона проходит от начальника производства через кладовщика к бухгалтеру. При покупке сверяют оба вида документов.

Как понять, что бизнес работает без владельца?

Бизнес работает без владельца, если в дни его отсутствия журналы смен с отчётами и касса ведутся другими людьми и выручка в эти дни не проседает. Проверяют это по чек-листам и отчётам за 3 месяца с датами отпусков продавца и по разговору с сотрудником, который показывает одну операцию из инструкции. Папка документов без таких следов работу без владельца не подтверждает.

Можно ли верить недавно написанным инструкциям?

Недавно написанным инструкциям можно верить, если их подтверждают другие документы: листы ознакомления с подписями в разные даты, совпадение с трудовыми договорами и журналы, в которых видно, что работа уже идёт так, как описано. Инструкции, которые все утверждены за месяц до продажи и не оставили следов в отчётах, оценивают как отсутствие описаний.

Первым у продавца просят пакет по двум должностям, от которых зависит выручка

Для каждой из двух должностей нужны инструкция с листом ознакомления, трудовой договор со строкой штатного расписания и чек-листы смен за 3 месяца.

По этим трём бумагам видно, к какому уровню относится объект, ещё до встречи о цене, а остальные этапы покупки по порядку собраны в бесплатном курсе «10 шагов к покупке прибыльного бизнеса». Следующая проверка того же рода касается учётной системы и доступов, а то, на кого они оформлены и что из них переходит, разобрано в материале об учётной системе, кассах и доступах.

Когда пакет по двум должностям продавец собрать не может, продолжать есть смысл только после его рабочего дня, расписанного по часам: из такого расписания видно, сколько людей придётся нанять вместо него и во что это обойдётся.