Кражи, недостачи и инвентаризация: как проверить потери в магазине до покупки

Покупатель магазина берёт чистую прибыль из учётной программы продавца и не спрашивает, сколько товара за год ушло мимо кассы. Программа такие потери не видит: она списывает товар только при продаже и по актам. Потери показывает разница между остатком по учёту и пересчётом на полках.

Её покупатель проверяет сам по ведомостям прошлых инвентаризаций, сверке закупок с продажами за 12 месяцев и контрольному пересчёту до задатка. Найденная сумма в месяц вычитается из заявленной чистой прибыли.

Если вы смотрите магазин с мелким дорогим товаром в торговом центре, где три продавца работают посменно, первым делом попросите сличительные ведомости за два года. По ним видно, случайная была недостача или повторяется каждый квартал, и от этого зависит цена.

Пять проверок отделяют кражу от ошибок учёта

Порча скоропортящегося товара, которую видно по счетам за холод и закупкам цветов, разобрана отдельно в статье о цветочном магазине. Здесь речь о товаре, который не портится, а пропадает.

Проверка 1. Ведомости инвентаризаций за два года показывают повторяемость

Сличительная ведомость фиксирует, сколько товара было по учёту и сколько нашли при пересчёте. Одна недостача после новогоднего сезона ничего не доказывает. Хроническую недостачу выдают четыре признака: недостача есть в каждой ведомости, суммы близки между собой, состав смен за это время не менялся, а продавец не может показать, кто её возместил.

Покупатель просит ведомости за 24 месяца и выписывает по каждой сумму недостачи с датой и имена материально ответственных лиц. Если инвентаризаций за два года не было ни одной, это тоже ответ: продавец не знает, сколько теряет, и его чистая прибыль посчитана по программе, которая потери не видит.

Проверка 2. Камеры и ключи показывают, кто имеет доступ к товару

Камера над кассой и камера в подсобке ловят разные потери. Первая видит непробитые продажи и возвраты без покупателя, вторая видит, кто выносит коробки со склада. Покупатель просит схему камер, срок хранения записей и выгрузку двух произвольных дней, а потом сверяет одну-две продажи на записи с чеками за тот же час.

Отдельно спрашивают, у кого ключи от склада и витрин с дорогим товаром. Если ключи есть у каждой смены и у бывшего сотрудника, недостачу не привязать к человеку, а ключ у того, кто уже уволен, мешает спросить её и с коллектива. Такие подробности продавец называет устно, поэтому список ключей просят оформить письменно и приложить к договору.

Проверка 3. Списания и нормы убыли меняют смысл недостачи

ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» делит расхождения на излишек, недостачу в пределах норм естественной убыли, недостачу сверх норм или без норм и пересортицу (п. 9 и 12–14 стандарта). Убыль в пределах норм идёт в расходы на продажу и применяется только при фактической недостаче. Недостачу сверх норм относят на виновных или на расходы.

Покупатель просит приказ о нормах убыли. Если для туристического снаряжения в магазине нормы не утверждены, любая недостача оказывается недостачей без норм, и списать её как естественную убыль нельзя. Строку «естественная убыль» в отчёте продавца тогда разбирают отдельно.

Пересортицу стандарт разрешает зачитывать только в исключительных случаях: за один период, у одного материально ответственного лица, по одному наименованию и в одинаковом количестве. Если продавец объясняет недостачу пересортом по разным моделям и разным сменам, такой зачёт стандарту не соответствует. Как пересорт возникает по накладным поставщиков, разобрано в статье о поставщиках магазина.

Проверка 4. Договоры о материальной ответственности и состав смен связывают недостачу с людьми

Коллективную материальную ответственность вводят, когда сотрудники вместе хранят и продают товар и разграничить ответственность каждого нельзя; договор заключают со всеми членами коллектива (ст. 245 ТК РФ). Покупатель смотрит, есть ли такие договоры и подписаны ли они всеми продавцами, которые работают сейчас.

Затем приказы о приёме и увольнении кладут рядом с ведомостями. Если недостача выросла с приходом одного продавца и упала после его ухода, причина, скорее всего, в этой смене. Если недостача одинакова при любом составе, искать её стоит в учёте и возвратах без чека. Как оформлять недостачу после того, как магазин уже ваш, описано в статье о первых 30 днях после покупки магазина.

Проверка 5. Сверка закупок и продаж за 12 месяцев даёт расчётный остаток

Остаток на начало года плюс закупки по накладным минус продажи по себестоимости минус списания по актам дают расчётный остаток на конец года. Его сравнивают с фактическим по последней ведомости. Разница, разделённая на двенадцать, и есть средняя потеря в месяц, которую программа продавца не показала.

Расчёт делают по группам товаров, чтобы увидеть, где пропадает больше. В магазине туристического снаряжения налобные фонари, мультитулы и термосы маленькие и дорогие, их недостача весит больше, чем недостача палаток. Этот шаг дороже двух первых по времени, поэтому его делают после ведомостей и камер: очерёдность от простого к сложному повторяет бесплатный курс «10 шагов к покупке прибыльного бизнеса».

Контрольный пересчёт до сделки переносят в договор

Для организации инвентаризация обязательна непосредственно перед отчуждением активов, а при смене материально ответственного лица на день приёмки-передачи дел (п. 15 и 16 ФСБУ 28/2023). При покупке доли ООО товар остаётся у компании и не отчуждается, так что обязательной инвентаризацию делает разве что смена продавцов с материальной ответственностью.

Наличие определяют пересчётом в присутствии материально ответственных лиц, со слов или по данным программы его не устанавливают (п. 23).

Предприниматель вправе не вести бухгалтерский учёт, если ведёт учёт по налоговым правилам (ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Если магазин продаёт ИП, обязанности провести инвентаризацию перед сделкой по стандарту у него нет. Поэтому пересчёт с участием покупателя вписывают в договор, а ведомость подписывают обе стороны.

Порядок самого пересчёта на дату передачи разобран в статье об инвентаризации на дату передачи бизнеса. До сделки покупателю хватает выборочного пересчёта самых дорогих мелких позиций и сплошного пересчёта склада: если расхождение по ним заметное, полная инвентаризация уже не формальность.

Расчёт на условном примере: магазин туристического снаряжения

Магазин товаров для туризма и спорта в торговом центре, ООО. Закупки 950 000 ₽ в месяц. Цена продавца 1 800 000 ₽ за бизнес без товара, остаток он предлагает выкупить отдельно по данным учёта. Заявленная чистая прибыль 150 000 ₽ в месяц, окупаемость по заявленным цифрам 12,0 месяца. Числа придуманы для расчёта.

Ведомости четырёх последних квартальных инвентаризаций показывают недостачу 66 000–71 000 ₽ за квартал, в среднем 68 400 ₽, то есть 22 800 ₽ в месяц, 2,4% закупок. В расчёте продавца этой строки нет.

Потери забирают 15,2% заявленной чистой прибыли. Контрольный пересчёт перед задатком подтверждает картину: по учёту остаток 1 120 000 ₽, на полках и складе 1 042 000 ₽. Недостача по позициям 92 000 ₽, излишки 14 000 ₽ оказались пересортом одной модели термоса и зачтены, итог 78 000 ₽, 7,0% учётного остатка. С последней инвентаризации прошло три с половиной месяца, и сумма близка к квартальным ведомостям.

Вопросы продавцу и продавцам смен

• Когда была последняя инвентаризация и какой результат в ведомости?
• Сколько недостач было за 24 месяца и кто их возмещал?
• Кого увольняли из-за недостачи и когда?
• Где хранятся записи камер и сколько дней?
• У кого есть ключи от склада и витрин с дорогим товаром?
• Есть ли акты списания брака и кто их подписывает?
• Как оформляют возврат товара без чека?
• Подписаны ли договоры о материальной ответственности со всеми, кто работает сейчас?

Ответы сверяют с бумагами из пяти проверок. Сотрудника смены спрашивают о том же отдельно от продавца: расхождение двух рассказов о последней недостаче говорит о магазине больше, чем любая ведомость.

Частые вопросы

Как проверить недостачи в магазине при покупке?

Недостачи в магазине при покупке проверяют по сличительным ведомостям инвентаризаций за 24 месяца: если недостача повторяется в каждой и суммы близки, она хроническая. Затем сверяют закупки по накладным с продажами и списаниями за 12 месяцев и сравнивают расчётный остаток с фактическим. Среднюю потерю в месяц вычитают из заявленной чистой прибыли и пересчитывают окупаемость цены.

Как провести инвентаризацию перед покупкой магазина?

Инвентаризацию перед покупкой магазина проводят пересчётом товара в присутствии материально ответственных лиц, без опоры на данные программы. Организация обязана провести её перед отчуждением активов по ФСБУ 28/2023, но при продаже доли ООО товар не отчуждается, а предприниматель без бухгалтерского учёта такой обязанности не имеет, поэтому условие вписывают в договор. Ведомость подписывают продавец и покупатель, и цену товара считают по её итогу.

Цена магазина после учёта потерь

В примере товар входит в цену по пересчёту, 1 042 000 ₽ вместо 1 120 000 ₽. Бизнес оценивают по чистой прибыли 127 200 ₽ в месяц, как в общем расчёте цены магазина при покупке.

При тех же 12 месяцах окупаемости цена бизнеса без товара снижается на 273 600 ₽, это двенадцать месяцев потерь по 22 800 ₽. Если продавец с пересчётом не согласен и при этом не может объяснить недостачу ни одной ведомостью, разумно отказаться: потери останутся у нового владельца, а их причина у продавца.