Бухгалтер уволился перед продажей бизнеса: как проверить цифры без него

За неделю до встречи о цене продавец оптовой компании пишет покупателю: бухгалтер уволился, отчёты будут позже. Проверку это не останавливает. Если бухгалтер уволился перед продажей бизнеса, цифры проверяют по выписке банка, реестру документов у оператора электронного документооборота (ЭДО) и кабинету налогоплательщика, а доступ ко всем трём есть у директора без бухгалтера.

Покупателю опта хозяйственных товаров, который отгружает магазинам по УПД через ЭДО, ждать восстановленной базы незачем. Выручку за год он сверит по двум внешним источникам за несколько дней, а решение о цене примет по тому, насколько они расходятся с цифрой продавца.

Без бухгалтера выручку подтверждают банк, оператор ЭДО и ФНС

Бухгалтер ведёт регистры: книгу доходов, ведомости по счетам, расчёты с поставщиками. Сами деньги и подписанные документы при этом хранятся за пределами его программы. Поступления от магазинов хранит банк, а подписанные УПД лежат у оператора ЭДО в кабинетах продавца и каждого магазина-покупателя. Декларации и квитанции о приёме хранятся в кабинете налогоплательщика. Всё это директор выгружает под своей подписью.

Годовую бухгалтерскую отчётность ООО покупатель обычно видит без продавца, потому что организации сдают её в государственный информационный ресурс бухгалтерской отчётности (ст. 18 402-ФЗ), годовую не позднее трёх месяцев после окончания года. Отчёт о финансовых результатах за прошлый год даёт выручку, с которой сравнивают рассказ продавца о текущем годе.

Для такой сверки реестр УПД просят дважды: за последние 12 месяцев и отдельно за прошлый календарный год. Отгрузки за прошлый год без НДС сравнивают с выручкой в отчёте о финансовых результатах. Совпали суммы, и у покупателя есть год, подтверждённый двумя независимыми источниками.

Учёт остаётся за директором, даже когда бухгалтер ушёл

Ведение учёта и хранение документов организует руководитель (ст. 7 ч. 1 402-ФЗ). Он возлагает учёт на главного бухгалтера, на другого сотрудника или заключает договор с аутсорсером, а руководитель небольшой компании с упрощённым учётом может вести его сам (ч. 3). Уход бухгалтера меняет исполнителя, но не адресата запроса: покупатель пишет директору-продавцу.

Первичку и регистры компания обязана хранить не меньше пяти лет после отчётного года (ст. 29 402-ФЗ). У оптовика с ЭДО основная часть этой первички и так лежит у оператора, бухгалтер унёс в лучшем случае базу программы. Фраза «всё осталось у бухгалтера» поэтому касается регистров, а не поставок. Передачу документов учёта при смене руководителя закон тоже требует (ч. 4), порядок организация задаёт сама, и покупатель доли в ООО согласует перечень заранее.

Отказ аутсорсера отдать базу остаётся спором между ним и директором о договоре. Покупатель в этот спор не входит: выписка из банка и реестры у оператора ЭДО от исполнителя не зависят.

Реестр УПД у оператора ЭДО заменяет отчёт о продажах

Первичный документ может быть электронным и подписанным электронной подписью (ст. 9 ч. 5 402-ФЗ). Для оптовика, который отгружает сетям и магазинам по УПД через ЭДО, отсюда следует удобная вещь. Каждая поставка подписана двумя сторонами и лежит у оператора, поэтому реестр исходящих УПД за 12 месяцев показывает отгрузки по магазинам и месяцам без бухгалтерской программы.

В том же кабинете лежат входящие УПД от поставщиков бытовой химии и посуды. Закупки за год из входящего реестра против отгрузок из исходящего дают торговую наценку. Если продавец называет одну наценку, а реестры показывают другую, расхождение видно до встречи с любым специалистом.

Опт хозтоваров: 28,8 млн ₽ заявлено, 27,6 млн ₽ в ЭДО, 24,6 млн ₽ оплатами

Расчёт условный. Оптовик возит магазинам у дома и небольшим сетям бытовую химию, губки, вёдра и посуду, отгружает по УПД через ЭДО с отсрочкой платежа, работает как ООО на упрощённой системе.

Продавец называет 28 800 000 ₽ выручки за год без НДС, то есть 2 400 000 ₽ в месяц, и 8,0% операционной прибыли до налога, 192 000 ₽ в месяц. За компанию он просит 4 608 000 ₽, это 24 месяца заявленной операционной прибыли.

Директор выгрузил два файла. В выписке за 12 месяцев поступило 25 200 000 ₽ без НДС, из них 600 000 ₽ составил заём самого владельца, значит, оплаты магазинов без налога дали 24 600 000 ₽. Заём в оплаты не входит: это деньги самого владельца, и покупатель отдельно спрашивает, на что они пошли и вернула ли их компания. Реестр исходящих УПД показал отгрузки на 27 600 000 ₽.

Допущение расчёта одно: доля операционной прибыли остаётся той же, 8,0%, какую показал продавец. Проверить её без регистров нельзя, об этом ниже.

Две разницы требуют разных вопросов. Между словами продавца и реестром 1 200 000 ₽: отгрузки, которых в ЭДО нет. Это могут быть бумажные УПД с мелкими магазинами, и тогда продавец показывает их сканы, или продажи без документов, которые в расчёт не входят.

Между реестром и оплатами 3 000 000 ₽. За год отгрузки превышают оплаты на столько, насколько вырос долг магазинов, и при отгрузках 2 300 000 ₽ в месяц прирост больше чем на месяц поставок требует актов сверки с крупнейшими покупателями.

Подтвердят акты сверки долг на 3 000 000 ₽, и покупатель считает по реестру: 25,0 месяца, плюс вопрос о том, кто из магазинов задерживает оплату и вернёт ли деньги. Не подтвердят, и база расчёта опускается до оплат: 28,1 месяца при той же цене. Как отделить в выписке деньги клиентов от прочих поступлений, разобрано в статье о сверке выручки по выписке.

Выручка выше 20 млн ₽ на упрощённой системе требует деклараций по НДС

У оптовика хозтоваров налог виден прямо в реестре УПД. Если доходы компании за 2025 год были выше 20 млн ₽, освобождения от НДС в 2026 году у неё нет (ст. 145 НК РФ). Если доходы на упрощённой системе, то есть поступившие оплаты, перевалили за 20 млн ₽ уже в этом году, строка НДС появляется в УПД с 1-го числа следующего месяца.

Магазины получают документы со ставкой 5% или 7% (ст. 164 п. 8 НК РФ) либо с общей ставкой, если компания выбрала её. Месяц, с которого в реестре появился налог, покупатель сверяет с оплатами по выписке нарастающим итогом.

У оптовика, которому магазины заплатили 24 600 000 ₽ за 12 месяцев, порог почти наверняка пройден за прошлый год или в текущем, и декларации по НДС в кабинете налогоплательщика должны быть. Суммы реализации в них сравнивают с реестром УПД.

Поэтому все цифры примера взяты без налога: в реестре берут графу стоимости без НДС, оплаты по выписке очищают от налога по ставке из УПД. Если деклараций по НДС нет, вопрос к продавцу простой: либо выручка ниже заявленной, либо компания задолжала бюджету, и этот долг перейдёт вместе с долей.

Без регистров учёта расходы и склад проверяются только частично

Выручку внешние источники закрывают почти целиком. С расходами сложнее. Входящие УПД дают закупки, выписка показывает аренду склада и выплаты сотрудникам. Сколько из выплат зарплата, сколько подотчёт водителю и сколько личные траты владельца, видно только в регистрах. Поэтому 8,0% операционной прибыли до налога остаются заявленными, пока учёт не восстановлен.

Остаток товара на складе и долги магазинов без бухгалтера проверяются только частично: склад пересчитывают на месте, долги подтверждают актами сверки. Оборотно-сальдовая ведомость, по которой видна вся картина расчётов, ждёт восстановленной базы; что в ней искать, показано в статье об оборотно-сальдовой ведомости.

Отсюда три дороги. Внешние источники сходятся с заявленной выручкой в пределах нескольких процентов: проверка идёт дальше по первичке и выпискам, расчёт ведут от реестра. Источники расходятся сильнее или расходы нечем проверить: продавец за свой счёт восстанавливает учёт до задатка, а срок восстановления называет исполнитель и его вписывают в письмо. Выгрузок нет совсем: сделка останавливается.

Чек-лист данных, которые директор выгружает сам

Шесть пунктов ниже директор продавца получает под своей подписью или запросом в банк. Порядок от простого к сложному, на котором построен бесплатный курс «10 шагов к покупке прибыльного бизнеса», здесь выглядит так: выписка и два реестра УПД, затем декларации и отчётность, а акты сверки последними, потому что их подписывает вторая сторона.

• Выписка по всем расчётным счетам за 12 месяцев с назначениями платежей.
• Реестр исходящих УПД у оператора ЭДО за те же 12 месяцев.
• Реестр входящих УПД от поставщиков за тот же период.
• Декларации по УСН и по НДС с квитанциями о приёме из кабинета налогоплательщика.
• Отчётность ООО за прошлый год из государственного ресурса бухгалтерской отчётности.
• Акты сверки с пятью крупнейшими магазинами на последнюю дату.

Розничному бизнесу к этому списку добавляют выгрузку чеков у оператора фискальных данных и реестр операций эквайринга. Оптовику с расчётами по счетам они не нужны.

Ответы продавца об ушедшем бухгалтере и действие покупателя

Первые три ответа рабочие: выгрузки занимают у директора немного времени, и через неделю у покупателя есть две независимые цифры выручки. Четвёртый ответ к уходу бухгалтера отношения не имеет.

Сделку останавливают два условия

Первое условие: у директора нет ни выписки за 12 месяцев, ни доступа к реестру УПД, и получить их он не берётся. Тогда выручку подтвердить нечем, а прибыль, не подтверждённая документами, для Assetum стоп-фактор независимо от причины.

Второе: продавец подписал соглашение о конфиденциальности, но документы так и не показывает, ссылаясь на бухгалтера. Банк и оператор ЭДО выдают данные директору напрямую, поэтому после соглашения такой отказ говорит о самих цифрах, а не о кадровой проблеме.

Частые вопросы

Что делать, если бухгалтер продавца уволился перед сделкой

Уход бухгалтера продавца перед сделкой проверку не отменяет: покупатель запрашивает у директора выписку за 12 месяцев, реестр УПД у оператора ЭДО и декларации из кабинета налогоплательщика. Учёт по закону организует руководитель (ст. 7 402-ФЗ), поэтому запрос идёт ему. Две внешние цифры выручки сравнивают с заявленной, и расхождение больше нескольких процентов становится поводом для вопросов или восстановления учёта.

Как проверить бизнес, если у продавца нет бухгалтерии

Бизнес без бухгалтерии проверяют по данным, которые хранятся вне компании: в банке, у оператора ЭДО, в кабинете налогоплательщика и в государственном ресурсе отчётности. Выручку они подтверждают почти полностью. Расходы и складские остатки без регистров проверяются частично, поэтому операционная прибыль остаётся заявленной, пока продавец не восстановит учёт или не покажет первичку по расходам.

Нужен ли покупателю свой бухгалтер на этом этапе

Свой бухгалтер покупателю на этапе выгрузок не нужен: выписку и реестры УПД с декларациями сравнивает сам покупатель. Специалист нужен позже, когда внешние источники разошлись с заявленной выручкой или когда пора проверять расходы и налоги по восстановленной базе. Тогда он получает готовую таблицу расхождений и отвечает на конкретные вопросы.

Стоит ли ждать, пока продавец восстановит учёт

Ждать восстановления учёта без выгрузок не стоит: время эксклюзива уходит, а ни одной проверенной цифры у покупателя нет. Разумный порядок другой: выписка и реестр УПД сразу, восстановление учёта параллельно и за счёт продавца, со сроком исполнителя в письме. Если к этому сроку базы нет, а внешние источники расходятся с заявленной выручкой, сделку разумно остановить.

Письмо директору продавца на этой неделе

Письмо короткое: выписка по всем счетам и реестры исходящих и входящих УПД за 12 месяцев, декларации по НДС за тот же период, дата ответа через пять рабочих дней. Когда файлы придут, первой строкой таблицы станет разница между реестром и оплатами, как 3 000 000 ₽ в примере опта.

Если две цифры выручки не сходятся, следующий шаг описан в статье о том, что делать, когда отчёт продавца и выписка расходятся. Общий порядок финансовой проверки, в котором эта ситуация занимает один шаг, разобран в статье о финансовом анализе бизнеса перед покупкой.